Cómo fue la charla «CRM para tu escuela online. Conecta Learndash y WooCommerce con Zoho»

Los números

• Apuntados a la charla: 77 personas.
• Asistentes: 26 personas.
• Se realizó el pasado 25 de mayo de 2020 por streaming debido al confinamiento por coronavirus.

IMPORTANTE: Os recordamos que en la herramienta Slack tenemos un canal registrado para organizarnos y poder compartir la gestión de la meetup, concretamente el canal que usamos es #wpalicante de Slack WordPress España. Si quieres echar una mano, aportar ideas y formar parte más activa de esta comunidad sigue las instrucciones que aparecen en la siguiente página -> http://wp-es.es/slack/

CRM para tu escuela online: La charla

A pesar del confinamiento por el coronavirus COVID-19, desde WPAlicante queremos seguir ofreciéndoos charlas interesantes y más en estos momentos donde no podemos salir de casa. Así que un mes más no podemos vernos en el espacio de ULab donde habitualmente nos reunimos sino que nos encontramos por streaming con Alberto Verdú, formador de ZOHO, podcaster y director de la academia online «Píldoras para ZOHO CRM». Él nos pone al día de cómo ha montado su academia online para que todos podamos aprender a montar la nuestra y nos enseña trucos muy interesantes.

Por supuesto, al final de la charla hemos contado con la tradicional ronda de preguntas, aunque lamentablemente, mientras la meetup siga siendo online, nos seguiremos saltando el networking acompañado de refrescos por motivos obvios. El streaming se ha podido realizar gracias a nuestros patrocinadores: Weglot, el plugin de WordPress para traducir tu web al idioma que desees. Lo podéis probar sin ningún compromiso ya que tiene de forma gratuita el uso para traducir hasta 2000 palabras a un idioma, además ocupa muy poco en el servidor. También tenemos en esta meetup como patrocinador a una agencia de SEO alicantina muy molona: SEO Force Agency. Y por si esto fuera poco, tenemos otros dos fuera de series que también nos patrocinan: el gran plugin de gamificación para tu WordPress GamiPress, que te simplica todo el mundo de la gamificación para que lo puedas incluir en tu WordPress de forma sencilla y chula y WebEmpresa un hosting especializado en WordPress, entre otros servicios, con varios planes disponibles para adaptarse a tus necesidades.

Os remarcamos a continuación algunos puntos que nos han resultado interesantes, aunque os incluimos al final de esta entrada el vídeo completo de la presentación, que en esta ocasión se realizó por streaming y se grabó para poder colgarlo luego en Youtube.

Fundamentos: ¿Queremos un negocio rentable y escalable?

Hoy en día la evolución de los mercados y de las empresas, así como de la tecnología es exponencial.

Nos encontramos en la cuarta revolución industrial y estamos viviendo la era del conocimiento, por lo que nuestro mayor activo son las personas. Por eso las empresas que más crecen son las que más invierten en formación, ya que la necesidad de aprender nuevas tecnologías, nuevas formas de hacer las cosas, nuevos sistemas, es constante.

El objetivo de esta charla es ver cómo se puede aprovechar esta situación y estas necesidades en la nueva realidad que vivimos. Para ello, Alberto nos cuenta su experiencia montando y dirigiendo la academia onlineonline «Píldoras para ZOHO CRM» que ha creado. Aprovechamos su conocimiento para no caer en sus mismos errores.

La presentación se divide en tres puntos principales:

• Origen de la idea: Nos cuenta el modelo de negocio o la idea con la que nació la academia por si puede servirnos de reflexión o inspiración.
• Elementos de la academia: Veremos los elementos que forman la academia, a nivel de wordpres principalmente, tema, plugins, … ha necesitado para poder llevarla a cabo.
• Ventajas de la integración con ZOHO: Destripamos un poco Zoho y como se ha integrado con esta academia para sacar el máximo partido a la información de que disponemos.

Origen de la idea

La academia surge por la escucha activa. Alberto lleva más de 10 años de consultor de CRM, ayudando a muchas empresas a implantar esta metodología.

En ese tiempo como consultor, vio que una de las fases más costosas de los proyectos que abordaba era la postimplantación de los proyectos, ya que, una vez la empresa se ha adaptado a la nueva metodología y se han dado los cursos de formación pertinentes, es fácil que exista una necesidad de ir adaptando la metodología a la realidad del día a día de la empresa. Esto requiere cambios y nueva formación de los mismos, lo que suele implicar problemas logísticos en la empresa para que todas las personas involucradas reciban la formación y problemas económicos al tener que pagar constantemente por una formación continua.

Así surge la idea de democratizar la información de que se disponte mediante cursos online con suscripción, para que resulte más económico y más personas puedan acceder a ella,

Elementos de la academia

Con la academia lo que se pretende es vender cursos de formación a través de membresía. Para ello, ha pasado por dos etapas, una de creación y una segunda evolución al detectar mejoras. En la primera versión, que duró 3 años contaba con:

• WordPress: Porque es un CMS estándar y muy potente, estable y con muchísimas funcionalidades. El tema que se utiliza en esta etapa es Genesis, que en realidad es un tema Framework. Para más información al respecto, podéis revisar nuestro artículo: «Aprende a hacer tu web-Temas WordPress».

• WC Suscriptions: Es un plugin de WooCommerce que permite dentro de WooCommerce la gestión de pagos recurrentes. Es de pago.

• Vimeo: para contener los vídeos de los cursos. No están en Youtube, porque Vimeo permite más configuración a nivel de seguridad para que los vídeos no puedan ser descargados ni compartidos si no son dentro de la plataforma.

Después sufrió una mejora al encontrar que Sensei funciona muy bien y se integra perfectamente con los dos plugins comentados pero se había quedado un poco obsoleto a nivel de diseño, útil pero con pocas funcionalidades. Es en ese momento cuando se ellimina la capa de Sensei y se introduce en su lugar:

• Learndash: Herramienta para crear una plataforma LMS. La empresa, del mismo nombre, dispone de un plugin para transformar los cursos de Sensei a Learndash, en caso de que ya dispongáis de una web con cursos creados con Sensei y queráis realizar esta migración. Te quita el 90% del trabajo, que no es poco; luego hay que hacer ajustes porque deja algún curso un poco descompuesto, pero en general lo hace muy bien.
• También hay un cambio de diseño, al pasar el tema de Genesis a Elementor, ya que para lo que Alberto necesitaba, Elementor se ajustaba mucho mejor.

¿Por qué cambiar de Sensei a LearnDash?

• Porque LearnDash también era compatible con WooCommerce. Esto era vital porque en la versión 1 ya estaba toda la lógica y facturación creada con WooCommerce y ya existían alumnos que pagaban de forma recurrente, por lo que había que evitar a toda costa cualquier problema al respecto.
• Es muy fácil de instalar, así como de configurar.
• Tiene una tipología de cursos importante:
  • Abiertos: Cualquiera puede hacerlos sin necesidad de registrarse. Se consideran cursos de enganche para que la gente pueda tener confianza en la calidad de la plataforma sin implicarse en primera instancia.
  • Gratuitos: Igual que los abiertos pero ya hay que registrarse en el portal.
  • De un solo pago: Pagas un curso en concreto que quieras hacer.
  • De pago recurrente: Cuando pagas una cuota por hacer todos los cursos que quieras mientras pagues, o los que tú selecciones…
  • Cerrados: cursos VIP, en los que puedas incluir alumnos seleccionados de forma manual… es decir, que no lo pueda hacer todo el mundo ni pagando.
• Además de los cursos, también permite realizar:
  • Evaluaciones
  • Certificados

LearnDash también tiene otra serie de elementos (Addons) que puedes añadirle y que aportan valor, como son:

• Course Grid: Permite mostrar los cursos en modo tabla, con un cuadrado para cada curso, que visualmente queda muy bien.
• Stripe: Aunque en nuestro caso no se utiliza porque ya lo tiene WooCommerce, si no se utilizara este último, se podría añadir este Addon que permite esta forma de pago adicional.
• WooCommerce: el que permite trabajar con esta plataforma.

¿Por qué mantener WooCommerce?

Una cuestión a tener en cuenta es que LearnDash ya tiene de por sí implementada la lógica para la facturación de toda la tipología de cursos que ofrece, a través de paypal. Si con esto es suficiente para ti, no necesitarías WooCommerce ni WCSuscriptions.

Ahora bien, WooCommerce te permite hacer muchas más cosas:

• Hacer paquetes de productos
• Gestionar mejor las ventas
• Hay un panel para ver información con gráficas de los productos que vas vendiendo, por meses o semanas…
• Permite la generación de cupones
• Gestiona afiliados (con otros plugins añadidos a WooCommerce)
• Multitud de formas de pago
• La integración con otros productos. Al ser un estándar en tiendas online, cada vez tiene más integración con plataformas externas y esto es un plus muy importante, y en nuestro caso, necesario para poder integrarse adecuadamente con Zoho

Ventajas de la integración con ZOHO

¿Por qué empezar a utilizar Zoho en este proyecto?

WordPress es una herramienta fantástica para lo que es la gestión del core del negocio, es la que contiene los cursos y te permite controlarlos y estructurarlos. Pero en una empresa, no todo es el core.

Para seguir adelante, necesitamos técnicas de marketing, control de ventas, atención al cliente, analítica web, medir el comportamiento del usuario (o por lo menos qué hace el usuario en nuestra web). Como decíamos al principio del artículo, el cliente es nuestro mayor activo y tener herramientas que nos ayuden a entenderle es fundamental. Para cada acción que necesitamos hay mil herramientas y eso puede ser costoso y complicado de gestionar. Lo ideal es tener todo lo que necesitas en una única herramienta que te dé una visión global del cliente.

Esto es lo que permite Zoho: un ecosistema de aplicaciones/herramientas que nos ayuda a elegir cada una de ellas en cada momento según nuestras necesidades.

Contenido de Zoho

Zoho ha creado lo que él llama un Sistema Operativo para las Pymes, ya que ofrece una herramienta prácticamente para cada una de las necesidades que pueda surgirle a una PYME. Cada hexágono de la imagen se corresponde con uno de los servicios que Zoho ofrece, que a día de hoy son más de 45. Se pueden categorizar en:

• Marketing
• Financieras: facturación, tiquets, gastos de personal, inventario…
• Colaborativas e email marketing: videoconferencia, formación online, webinars, gestión de proyectos…
• Office: Documentos, presentaciones, hoja de cálculo… al estilo de lo que ya hay en OneDrive, por ejemplo.
• Sistemas y soporte técnico: para dar soporte a nuestros clientes
• Recursos humanos

De todo este ecosistema, las herramientas recomendadas para el proyecto que nos ocupa serían:

• Zoho CRM: Permite gestionar la Base de Datos de clientes de una forma global y centralizada de tal forma que la información se puede compartir con el equipo de trabajo, de ventas o comercial.
  • Puede mostrar métricas de todo tipo en un único panel, desde evolución del negocio (altas de clientes por meses, pej) hasta KPIs para saber qué nivel de cumplimiento tenemos, pasando por temas económicos, como qué volumen de facturación estoy generando, o de tráfico de datos, como saber desde qué remitentes nos llega tráfico.
  • También tenemos la ficha del alumno donde podemos tener una visión 360 del mismo, mostrando desde cuánto paga, si es suscriptor, si está pendiente de algo y hay que hacer seguimiento, qué páginas ha visitado y cuánto tiempo ha estado en cada una, si hace tiempo que no interactúa con la web… En la propia ficha de CRM del cliente también hay integración con el correo electrónico, de tal forma que si hemos interactuado con este cliente por email también lo vemos en su ficha.
• Zoho Books: Herramienta de facturación online, que tiene tanto parte web como parte móvil y permite tanto crear presupuestos como facturar así como gestionar las facturas generadas a los clientes.
  • También permite incluso crear un portal para el cliente, para que pueda entrar y ver todas sus facturas y presupuestos directamente, sin necesidad de que te las tenga que estar pidiendo a ti.
  • Si en algún momento necesitas realizar alguna factura manual, se puede realizar por aquí directamente ya que tiene integración con Stripe, paypal y algún otro método de pago.
• Zoho Flow: Herramienta con la que podemos integrar nuestro WooCommerce con Zoho CRM y Zoho Books. Es decir, cada vez que un pedido llega a WooCommerce, aquí se genera toda la automatización que queramos que se lleve a cabo sin necesidad de saber programar, ya que es muy visual, a través de flujos. Para los que conozcan Zapier, sería un clon.
• Zoho Campaigns: Herramienta de email marketing, al estilo de MailChimp, y por tanto se puede utilizar para nuestras campañas de marketing, nuestros embudos de venta, nuestra newsletter… Esto se puede llevar a cabo gracias a que está conectada con Zoho CRM y como ésta está conectada con nuestro WooCommerce, cualquier información que llegue de posible cliente podemos meterla en un embudo de venta.
• Zoho Booking: Para realizar reservas. Esto puede ser muy útil en caso de querer ofrecer al cliente servicios de más valor, además de los cursos, como puedan ser servicios de consultoría. Con esta herramienta se puede automatizar la reserva de una hora, con su pago correspondiente, mostrando la agenda disponible para que el cliente pueda elegir cuándo le viene mejor. Todo este flujo queda guardado en la herramienta en tiempo real.
• Zoho SalesIQ: Necesitamos entender el comportamiento del cliente en nuestra web. En función de ese comportamiento voy a poder ofrecerle más productos o servicios personalizados. Esta herramienta lo que permite es realizar analítica en tiempo real. Se muestran los clientes que están navegando por la web en cada momento, el tiempo que llevan… y lleva integrado un chat online para interactuar con el cliente o este contigo. Si ese chat no lo responde nadie, automáticamente se genera un posible cliente en CRM, te transcribe e incluye en su ficha qué ha preguntado esa persona para que puedas atenderlo en modo offline.
• Zoho Pagesense: En la charla anterior sobre CRO, hablábamos de la herramienta hotjar, que permite realizar grabaciones de la interactuación del usuario con nuestra web. El homólogo de esta herramienta en ZOHO es Pagesense. En ella se pueden ver mapas de calor sobre cada página de la web para saber dónde hace más clics, o mapas de desplazamiento para conocer en qué parte el usuario deja de interactuar, o si llega hasta el final de las páginas, o mapas de atención, para saber en qué partes el usuario se entretiene más y qué partes pasa sin mirar prácticamente… Así podemos ayudar al equipo de diseño de la web para mejorarla.

Preguntas y temas de networking final

(Sólo mostramos un resumen de las preguntas. Algunas de ellas pueden haber sido respondidas de forma más extensa en el vídeo).

PREGUNTA: Sobre LearnDash, ¿puedes explicar sus planes?

RESPUESTA: Es relativamente sencillo (podéis revisarlo en su web por si acaso): tiene un plan para montar una escuela y otro para montar hasta 10. Las prestaciones son las mismas en ambos y sólo varía el número de escuelas que puedes montar.

PREGUNTA: Para proteger los contenidos de la membresía en la escuela, ¿Qué plugin utilizas?¿Se lleva bien con LearnDash?

RESPUESTA: El WC Suscriptions permite varias configuraciones, de tal forma que puedes bloquear el contenido de una página completa para que sólo lo puedan visualizar los miembros de un «member plan». Además, el vídeo al estar en Vimeo ya tiene una protección propia de la plataforma para evitar que se lo puedan descargar incluso aunque tengan acceso. En este caso lo que hacemos es añadir el vídeo de Vimeo con un shortcode para que sólo los suscriptores puedan acceder, dejando el texto introductorio del curso público para que todo el mundo pueda ver de qué va y que se suscriban si consideran que le puede interesar.

PREGUNTA: ¿Conoces Quiz Reporting Extension de LearnDash? Creo que permite ver estadísticas muy personalizadas del rendimiento de los alumnos, pero no he llegado a usarla, sólo me he informado.

RESPUESTA: No he llegado a investigarla porque busco lo que me aporte valor y en mi caso, el tenerlo todo integrado con Zoho es fundamental.

PREGUNTA: Para el contenido por goteo con pago recurrente, ¿Qué integras?¿WooCommerce+Suscriptions+Membership?

RESPUESTA: Me lo he planteado pero a día de hoy no lo he probado. Entiendo que se refiere, por ejemplo, a una academia de oposiciones, donde vas sacando los temas poco a poco. LearnDash permite crear dependencias entre cursos o que no salga un curso hasta determinada fecha sin necesidad de WooCommerce.

PREGUNTA: En general, ¿Cuánto se estima los gastos mensuales para tener operativa una plataforma de adiestramiento online?

RESPUESTA: Suelen ser muchos gastos pequeños: hosting (depende del plan que necesites), plugins de pago: LearnDash (unos 160€/año), los plugins de WooCommerce, Zoho (que en mi caso tengo la licencia Zoho one que lo incluye todo y tiene una licencia de 35€/mes), y poco más. Lo que también requiere es mucho esfuerzo y tiempo para crear los cursos y luego para darle visibilidad. Lo bueno es que es escalable y a medio plazo puedes rentabilizar todo ese esfuerzo.

PREGUNTA: ¿LearnDash permite que la gente pague por un curso, a modo de reserva y sin tener todavía acceso a él, a sabiendas que el curso empezará dentro de 2 meses, por ejemplo?

RESPUESTA: Sinceramente, lo desconozco ya que es un método que nunca he probado. Seguramente, dándole una vuelta a las configuraciones que ofrece se pueda sacar esta funcionalidad.

PREGUNTA: ¿Cuál es el grado de dificultad para armar los flujos de emails o procesos?

RESPUESTA: Zoho Campaigns, que es la herramienta que os he comentado para hacerlo, no es complicada. Sí es cierto que requiere una formación básica, por eso precisamente creé el curso en la plataforma. Esta formación te puede dar el empujón inicial para tener los conocimientos básicos y puedas ser autónomo a partir de ahí. A veces, puede ser difícil saber cómo decirle a la máquina lo que quieres que haga, pero eso es un tema más de lógica, de que quieras hacer algo muy complejo.

PREGUNTA: Para alguien que no ha usado nunca Zoho, ¿En cuánto tiempo crees que es posible llegar a dominarlo?¿Cuánto dura su curva de aprendizaje?

RESPUESTA: Yo llevo 10 años con ello… Esto es como todo, dominarlo realmente nunca lo vas a dominar. Aunque es una herramienta relativamente sencilla, tiene muchos componentes y es fácil que se requiera una ayudita para empezar. No es complicado, pero una cosa es poder trabajar con ella y otra querer dominarlo. En cuestión de unos meses puedes controlarlo bastante bien.

PREGUNTA: Cuando hago mi academia online y alguien pasa por WooCommerce, ¿Cómo hago el cambio para que ese cliente suscriptor tenga acceso al curso que ha comprado?

RESPUESTA: Muy fácil, porque lo hace solo. Depende de si es por membresía o de pago único, porque cambia totalmente el escenario. Si es por membresía, es un poco más complicado, no por complejo sino porque tienes que crear las membresías, ver qué contenido pertenece a cada membresía… Si es de pago por curso, es muy sencillo, asocias un producto de WooCommerce a un curso de LearnDash y automáticamente cuando pagas tienes el acceso.

Glosario

• CRM: Son las siglas en inglés de Customer Relationship Management, o Gestión de las Relaciones con Clientes, en castellano. Se trata de una metodología de trabajo enfocada en el trato con el cliente. Se considera que el mayor activo de una empresa son sus clientes, por lo que hay que escucharlos, cuidarlos y conocerlos para poder atenderlos lo mejor posible. Para poder conocer bien al cliente es importante tener feedback de su parte.
• LMS: Son las siglas en inglés de Learning Management System, o Sistema de Gestión de Aprendizaje, en castellano. Se trata de es un espacio virtual de aprendizaje. Su principal misión es la de mejorar la experiencia de aprendizaje a distancia.
• KPI: Son las siglas en inglés de Key Performance Indicator, o Indicador Clave de Desempeño, en castellano. Es un indicador que nos ayuda a medir y cuantificar nuestro trabajo. Tenemos tanto su definición como los valores que consideramos necesarios alcanzar para que se cumpla. Por ejemplo, un KPI para una academia online podía ser número de altas al mes, y como valor válido mínimo 3 y deseable 10.

CRM para tu escuela online: El vídeo

Algunas fotos

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