Cómo fue la charla «Mejora tu web: Conecta tu negocio físico con WooCommerce»

Los números

Apuntados a la charla: 34 personas.
Asistentes: 15 personas.
Se realizó el pasado 29 de julio de 2019 en el espacio que nos cede ULab, el centro de coworking de Alicante.

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Conecta tu negocio físico con WooCommerce: La charla

A pesar del calor, desde wpalicante no descansamos para ofrecerte lo mejor de WordPress en Alicante de forma gratuita, así que aquí estamos un mes más. En este caluroso julio os traemos un tema que preocupa mucho últimamente a aquellos pequeños empresarios que están pensando en tener tanto tienda física como virtual: ¿Cómo conecto ambas tiendas para poder controlar el stock, por ejemplo? Para ello, tanto Flavia Bernárdez como Joaquín López C., nuestros apreciados anfitriones, se han puesto las pilas para traernos un compendio de propuestas con una clara vencedora que nos solucionará el problema. Podéis revisar la presentación sobre cómo conectar tienda física con WooCommerce para poder seguir este post, y os incluimos al final el vídeo completo de la presentación.

Como en todas las meetups, hemos tenido al final la clásica ronda de preguntas al final de su charla. Y para terminar la jornada también hemos disfrutado de networking acompañado de refrescos en el quiosco de la Plaza de San Cristóbal gracias a nuestros patrocinadores: Profesional Hosting , tu hosting de confianza, y Weglot, el plugin para traducir tu web al idioma que desees.

Os remarcamos a continuación algunos puntos que nos han resultado interesantes.

Problemática: El escenario

En una tienda física podemos disponer de uno o varios TPVs para realizar las ventas, aunque lo normal a la hora de realizar el pago es que se haga en metálico o mediante tarjeta. Para poder pagar con esta última opción en tienda física se utilizan los datáfonos.
Es muy habitual que las tiendas no dispongan de todo el stock de los productos que venden en la propia tienda y hayan de pedir que el material solicitado lo traigan de algún almacén que tengan ubicado cerca y que sea el que les suministre determinados productos.
Las tiendas pueden tener implementada una tienda virtual para que los clientes no tengan que desplazarse físicamente y puedan comprar desde su casa.
El problema principal al tener tienda con un punto de venta físico y una tienda virtual es el control real sobre el stock.
Para ello lo ideal es tener sincronizados los stocks existentes (el físico y el que tenemos virtual).
Se puede llegar a esta situación tanto por tener una tienda física y querer empezar negocio virtual como al contrario, haber montado una tienda virtual y querer más presencia local montando una tienda física.

Ventajas de la sincronización entre tienda física y virtual

Veamos cuáles son las principales ventajas que encontramos para animarnos a sincronizar las ventas entre una tienda virtual y un punto de venta físico:

Evitar errores de stock entre puntos de venta. Así evitamos la venta de un producto del que realmente ya no disponemos existencias.
Ahorrar tiempo al contar el stock. Esto evita tener que cerrar por inventario.
Automatizar los flujos de venta y compra. Esto se consigue porque los incrementos de stock en las entradas se pueden realizar automáticamente al chequear con la pistola de lector de códigos cada producto y los decrementos con cada venta también se pueden hacer en el momento automáticamente.
Analizar y conocer mejor nuestro negocio. Al tener todo informatizado y sincronizado podemos tener un montón de información útil de nuestro negocio, como desde qué canal se realizan mejores ventas o qué productos se venden mejor en tienda física y cuáles en tienda virtual, puedes hacer previsiones de en qué momento vas a necesitar realizar nuevas compras de un determinado producto…
Hacer el negocio escalable. Una vez que ya tienes sincronización del stock entre tiendas, independientemente de si son físicas o virtuales, ya podrías abrir nuevas tiendas o crear una web para el extranjero porque se sincronizarán con el mismo procedimiento que ya tienes implementado.

Cómo realizar la sincronización

Conocemos cuatro formas de sincronizar los datos, que son las que os vamos a explicar brevemente, aunque ya os adelantamos que la última es la que consideramos óptima y por tanto la que aclararemos con mayor detalle en el punto siguiente.

Sincronizando un CSV: Hay un montón de TPVs distintos y cada uno con su software específico. Para poder sincronizarlos manualmente se puede realizar una descarga en formato CSV para poder unificar después todas las descargas en una BBDD o gestor de contenidos único. Tenéis un guión con los pasos a realizar en el caso de WordPress en la meetup de junio de 2018 titulada Mejora tu web: sincronización Google Sheets con WordPress. El problema de esta opción es que es manual además de poco seguro (sobre todo si las importaciones se guardan en la nube) por lo que el trabajo humano que requiere su mantenimiento no la hace operativa.
Plugin WooCommerce POS: Instala un TPV en tu ordenador. Así, tenemos WooCommerce en el servidor del hosting y un TPV en nuestra máquina para marcar las ventas que realicemos. El problema es que es un software americano por lo que el tema de numeración única y consecutiva por cada factura no lo tiene en cuenta y nos puede complicar mucho la existencia a los españoles haciendo nuestra facturación imposible. Tal vez, podría ser útil para tiendas pequeñas con poco movimiento si se acompaña de alguna impresora pequeña para imprimir tiquets. Otro problema general de WooCommerce a la hora de las ventas es que el desglose de IVAs no lo maneja bien. Por tanto, como sugerencia, incluso para personas que sólo tengan una tienda online en WooCommerce, no utilicéis ningún plugin de facturación de WooCommerce, utilizad cualquier otro software de facturación fuera de WooCommerce, como pueden ser factura directa, holded o glop.
Software ERP: El principal problema de este tipo de soluciones es que siempre cojean de algo, por ejemplo, no suelen tener TPV online. La información la suelen tener en la nube y como suelen funcionar es con un pago al mes para utilizar todos sus servicios. Otro problema es que es una solución «as a service» que significa que tú pagas por el uso y al trabajar en la nube, si no tienes internet te encuentras con un problema serio al no poder vender. Este tema también están viendo cómo solucionarlo y algunos ahora ofrecen un plan extendido para sincronizar los datos en local cada cierto tiempo, aunque con esto volvemos al problema de la falta de sincronización instantánea.
Software y terminal TPV: Esta solución híbrida(nube y stock físico) es la que entendemos como óptima y que soluciona todos los problemas que hemos ido viendo en los puntos anteriores. Se trata de un terminal TPV con su software que tiene programado un módulo que se puede conectar con WooCommerce. Así ya se puede realizar la sincronización entre WooCommerce y tu negocio físico. Por supuesto, las soluciones que existen de este tipo en el mercado tienen todavía mucho recorrido pero los primeros escollos ya los han salvado (sincronización en tiempo real y sin conexión). El principal inconveniente es que la instalación no es sencilla por lo que se requiere de un técnico especializado en instalarte tanto el hardware como el software.

Implementando la solución con glop.es

Este es el ejemplo de la última tipología comentada en el punto anterior: software y terminal TPV que sincroniza en tiempo real la nube y el stock físico.

Lo que se pretende con este software es que el dueño de la tienda trabaje todo el stock desde un único sitio. En el fondo, se considera la tienda online como si fuera una tienda física más con la que trabajar, en este caso la única diferencia es que está ubicada en la nube. Así, al dar de alta los artículos, lo hará en un único lugar (el software del TPV físico) que se encargará de subir toda esa información a la nube, alimentando así la tienda virtual y minimizando por tanto el esfuerzo en el alta de productos.

Al estar sincronizados los dos mundos, a partir de ese momento el stock está también sincronizado y por tanto es el software y su sincronización los encargados de mantener en todo momento al día el stock correcto de cualquier producto.

A la hora de facturar cualquier venta en la nube, se hace desde el software del TPV, no desde WooCommerce, así el software es capaz de tener controlada la correcta numeración de las facturas. Es decir, el software utiliza a WooCommerce como una pasarela de compra pero la facturación está centralizada.

También están por tanto centralizados los clientes. Así, tenemos en un único sitio tanto los clientes que compran en las tiendas físicas como los que compran online, y si a un cliente online se le ocurre en algún momento pasar por una tienda física seremos capaces de reconocerlo. Este es el concepto de omnicanalidad, que está tomando fuerza últimamente gracias a las nuevas tecnologías. Esto está permitiendo nuevas formas de comunicación con los clientes incluso en la tienda física. Por ejemplo, se podría ir a una tienda con tu móvil, ver el producto, probártelo y comprarlo a través de tu móvil (pagándolo con paypal, wallet…) y luego mostrarle el tiquet de pago al dependiente y llevarte el producto.

El gran reto de este tipo de software es conseguir llevar la omnicanalidad a la hostelería. En este sector han aparecido un montón de empresas con plataformas de compra que están sangrando a los hosteleros, porque cada una se lleva una comisión importante por llevar clientes al restaurante y cada una tiene su software específico, lo que para el hostelero es un problema tanto económico como de gestión. Y no digamos el cuadre de caja a fin de día, teniendo que cuadrar la venta con cada empresa. El objetivo para el hostelero sería conseguir que las siguientes ventas se realicen a través de su propio software (su propia tienda online) en vez de a través de estas empresas de terceros. Para ello, es vital este tipo de software como glop.

Gracias a este software conseguimos dar el alta de productos en un único sitio y conseguir la omnicanalidad tanto a nivel de stock como de clientes, así como de facturación.

Ahora mismo esto lo tienen sólo tiendas grandes. El objetivo es conseguir la democratización de estos sistemas para que las empresas pequeñas también lo puedan tener por un precio asequible.

Las principales ventajas de estos sistemas es tanto la sincronización en tiempo real como la posibilidad de trabajar sin conexión. En ese caso, si perdemos la conexión con internet por algún motivo, podríamos seguir trabajando y en el mismo instante que la recuperemos se retomaría la sincronización de forma automática.

Además ofrecen los famosos cuadros de mando. Estos son una serie de informes muy visuales, que se pueden consultar a través de móvil u ordenador, y que te dan la información que necesites de todos los canales, mediante gráficas u otros medios. Es muy útil para poder ver de un vistazo muy rápido cómo fue la venta el día anterior, o comparada con otros días, con el mes anterior… Para la realización de dichos informes se utiliza la información almacenada y una aplicación (servicio web) llamada Zapier, que permite conectar diferentes aplicaciones web y automatizar tareas entre ellas. Así, podemos tener una aplicación de gestor de correos, otra de facturación, otra de gestión de clientes… y con Zapier las unificamos todas y automatizamos la comunicación entre ellas.

Glop funciona a base de módulos. Tiene una licencia base asequible con las funcionalidades básicas y después coste adicional según los módulos que necesites.

Preguntas y temas de networking final

PREGUNTA: Supongamos que sólo queda un artículo en stock y está en la tienda física. Un cliente lo está comprando online en este momento. Entendemos que esa gestión lleva un tiempo. ¿Cómo actúa el sistema si otro cliente va a pagarlo en la tienda física?

RESPUESTA: El sistema es muy configurable porque tienes muchas formas de hacerlo y muchas necesidades. No es lo mismo tener una única tienda física a tener 10. Podemos querer que el stock de la tienda online sea el total de stock de todas las tiendas físicas. O podemos querer tener un stock solamente de la tienda online y otro para las físicas (como hace Zara, por ejemplo). Por tanto, podemos configurar nuestro sistema para que en el momento en que se realice el pedido lo descuente de stock y lo bloquee, o lo descuente del stock de una determinada tienda o de varias (si se vende más de un artículo). Lo normal es que cuando recibes un pedido online, en el mismo TPV te llegue una alerta y puedas ver el pedido desde el menú–>pedidos web. Podemos querer tener la posibilidad de rechazar el pedido si vamos en ese momento a la trastienda y vemos que el artículo que queda está roto y no se puede enviar. Por tanto, puede interesarnos que no lo descuente del stock hasta que nos aseguremos de que podemos enviarlo. Para las ventas físicas normalmente sí nos interesa que se descuente en el momento de la venta.

PREGUNTA: Si una persona quiere empezar una empresa con venta sólo online, qué sistema de los comentados se sugiere para montar la tienda.

RESPUESTA: Desde la meetup de WordPress recomendamos WooCommerce, y más si hablamos de una empresa mediana. Al ser una comunidad tan grande de desarrolladores, siempre vas a encontrar más opciones y más económicas para desarrollar tu tienda online que con otros sistemas porque se ponen al día de lo que hay en el mercado con mucha rapidez. Por ejemplo, existe una empresa de muebles en Barcelona que en su página web tiene una opción para que les envíes una foto de un mueble cualquiera que te guste y ellos te sugieren qué otros muebles tienen en su stock parecidos al que has enviado en la foto. WooCommerce ya dispone de algo parecido (aunque todavía tiene mucho recorrido de mejora). Obviamente, si apostamos por una gran empresa multinacional, normalmente es mejor buscar soluciones personalizadas.

Glosario

Datáfono: Aparato para realizar pagos utilizando una tarjeta de débito/crédito o cualquier otro dispositivo con NFC asociado a una tarjeta (teléfono móvil, pulsera inteligente…). El pago se indica directamente tecleándolo en el propio aparato. A veces se denomina erróneamente TPV. Hay que empezar a desechar esta mala acepción. Para ello, ver siguiente punto del glosario.
Terminal de Punto de Venta (TPV): Aparato físico (terminal) a través del cual se puede vender cualquier producto.
Stock: Es el número de elementos que una empresa tiene de cada producto que comercializa.
Almacén: Es el lugar físico donde se guarda el stock. Una misma empresa podría disponer de diferentes almacenes para almacenar el mismo producto.
Punto de Venta: Es el lugar concreto donde se realiza una venta y donde se ubica el TPV. Una misma empresa puede tener varios puntos de venta repartidos por la geografía (una tienda por cada capital de provincia) o varios puntos de venta en la misma tienda, por ejemplo, el Corte Inglés, donde hay varios TPVs en cada sección de productos. Por tanto, no se puede hacer sinónimos a los conceptos «tienda» y «punto de venta» porque no lo son.
Formato CSV: Son las siglas de «Comma Separated Values» o «valores separados por comas» en castellano. Es un fichero de tipo texto donde cada fila se corresponde con los valores de un registro. Por ejemplo, si tenemos una tabla de zapatos, podríamos tener como primer dato el modelo, como segundo el precio y como tercero un descuento. Por tanto, cada fila del fichero tendrá tres datos separados por coma. Cada fila se corresponderá con uno de los modelos de zapatos que dispongamos en nuestra base de datos. Al ser un fichero de texto y un formato estándar es fácilmente entendible por prácticamente cualquier programa de base de datos u hoja de cálculo donde queramos importar esa información para trabajar con ella. Actualmente se puede utilizar como separador no sólo la coma sino el punto y coma o el tabulador, por ejemplo.
ERP: Son las siglas de Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales. Es un software que permite la integración de las operaciones más habituales para una empresa, sobre todo en temas de logística, venta, contabilidad e inventarios. No suelen tener TPV online.
Omnicanalidad/omnicanal: Es una estrategia de gestión del cliente. Hay que tener en cuenta que hoy en día hay muchas formas de que el cliente interactúe con una tienda (tienda física, internet, móvil, wallet, contact center…). Si únicamente nos preocupamos de que un cliente pueda contactar con nosotros a través de varios de esos canales estaremos ante «multicanalidad». La diferencia entre multicanal y omnicanal radica en que éste último se preocupa de que todos esos canales estén interconectados de tal forma que si un mismo cliente interactúa en varios de ellos seamos conscientes. Es decir, en un sistema omnicanal, todos los canales están interconectados con lo que podemos explotar la información de lo que pasa en todos ellos de forma más eficiente. Por ejemplo, podríamos ofrecer un descuento a aquellos clientes de tienda física que realicen su primera compra por internet, o a aquellos clientes de internet que se pasen por la tienda a recoger su pedido (así consigues humanizar la venta, que te pongan cara, conocerlos más, ofrecerles algún otro producto que veas que les puede interesar…).